房地产企业如何提升工程档案管理效率论文

摘要 : 本文主要以房地产企业工程档案管理的实践策略研究为重点进行阐述,结合当下工程档案管理存在的问题,从提高档案的认识程度和重视程度、注重专业的工程档案管理的人才培养等方面,进行深入探索与研究,其目的在于加强房地产企业工程档案管理效率,为推动房地产
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  摘要

  本文主要以房地产企业工程档案管理的实践策略研究为重点进行阐述,结合当下工程档案管理存在的问题,从提高档案的认识程度和重视程度、注重专业的工程档案管理的人才培养等方面,进行深入探索与研究,其目的在于加强房地产企业工程档案管理效率,为推动房地产企业在繁杂的经济市场中持续稳定发展做铺垫。

  关键词:房地产;档案管理;实践策略

  对于房地产企业发展来讲,加强工程档案管理十分重要。其不但能够为企业领导提供决策依据,还能加强房地产企业核心竞争力,对推动房地产企业长远发展具有积极作用。为此,房地产企业档案管理部门需给予工程档案管理工作高度重视,促使其存在的价值与效用在房地产企业发展中充分的发挥出来,为房地产企业日后良好发展奠定坚实基础。本文主要研究房地产企业工程档案管理的实践策略,具体如下。

  一、工程档案特点。

  1、专业性。

  工程档案包含诸多专业资料,如土建、装饰、安装等,各专业互相联系,相互作用,形成一栋单体的客观资料。所以,房地产企业工程档案在编号、分类以及检索时,皆需要对文件资料的专业性进行考虑,与各专业间的联系。工程档案管理者需具备较强的专业知识,掌握各专业业务范围,辨析各专业图纸文件,如此才能有效准确的整体与保管工程档案资料。

  2)阶段性。

  一般情况下,房地产开发需要经过前期准备、设计、施工、竣工验收以及应用维护这几个阶段。各个阶段的工作皆需要通过有关部门验证或是审核通过以后才能开展下一项工作。比如房地产企业做好了开发的前期准备工作,只有在可行性报告通过政府部门审批以后,设计单位才能开展设计工作,初步或是扩初设计,待审核通过之后,才展开施工图纸设计工作,施工图纸审查结束并合格以后才能开展施工工作。所以,工程档案也具备一定的阶段性。

  3、动态性。

  待施工图纸审查合格甚至建委备案以后,无法保证就完全依据所设计的施工图纸进行施工,可能会依据施工现场的具体状况或是地质等条件不得不对图纸修改设计。设计图纸的不断变更是无法规避的,是必要的也是允许的,但又非常严格,这是工程档案同其他科技档案有所差异的地方,也是其主要特点。

  4、成套性。

  工程档案不单单展现企业活动成果,还反映了工程活动成果,这些成果包括了设计部门的设计成果、建筑单位的开发成果、施工单位的建设成果。一栋单体工程档案若只有建设专业资料,其就无法建构成一栋单体工程资料,它缺乏系统性,一套系统的工程档案需由结构、设备、装饰、建筑等专业文件组成,各个专业密切联系,互相作用。

  二、房地产企业工程档案管理问题。

  1、房地产企业对工程档案认识不清。

  把资料员同档案管理员相提并论,诸多中小企业认为资料员就是档案管理者,因此通常只聘资料员。为了节省成本,只设置资料员,而绝大多数的资料员都不是专业的档案管理者,他们不知怎样归档,不知哪些文件需要进行归档,哪些是不需要进行归档的文件,致使档案归档不完整,遗落文件较多,归档质量不佳。

  2、工程档案管理者流动快。

  诸多房地产企业尽管设立了档案管理部门,但认为工程档案管理工作是一项不需要技术含量的工作,对企业经济效益影响较小,随意聘用一个人员就能当档案管理者,因此无法给工程档案管理者一个恰当的薪资待遇,外加工程档案管理工作较繁杂、枯燥,致使档案管理者流动较快,变更较频繁,这对工程档案管理十分不利。工程建设属于一个循序渐进的工作,若是中途变换档案管理者,会致使工程档案资料不全面,出现流向不明的状况,并且新的档案管理者还需对档案资料熟悉一段时间,这便致使工程档案管理效率下降,进而影响房地产企业长远发展。

  3、对施工场地监督与管理力度不足,档案资料后续补充状况较严重,无法将施工现场的真实状况反映出。

  工程档案管理者未对施工现场进行有效监督与管理,及时把现场施工状况构成书面报告,致使后期在监管部门核查时,时常出现后续补充的状况,导致手写不规范,缺乏真实度,致使工程档案效用无法发挥。资料的随意性较强,对一样的工序检查出的信息,依据其相似的信息填写到另一个同类工序之中,欠缺必要的检测。一些检测信息在允许的误差值以内,部分工作人员认为只要检查出的数据在可允许的误差内便可,于是就随意填写了一些看似较合理的数据。

  4、管理模式滞后性较强。

  诸多房地产企业尽管设置了工程档案管理岗位,但是为了追求利益最大化,依旧利用手工管理,不引进新型的档案管理软件,不应用现代化管理设备。诸多企业因新型档案管理软件与有关设备会加大企业管理成本,因此依旧应用传统的管理模式与陈旧的工具管理整体工程档案。在新时期下,手工管理档案已无法满足档案利用与管理需求。

  三、提升房地产企业工程档案管理效率的有效措施。

  1、加强管理者对工程档案认识与重视,这是对档案管理工作的一大肯定,只有企业开始重视工程档案,工程档案管理效率才会提升到新高度。

  作为档案的一部分,工程档案管理十分重要,其不但有利于档案事业良好发展,还能为房地产企业管理者提供决策依据,因此,加强对工程档案重视十分重要。为了确保工程档案的效用充分的发挥出来,档案管理者一定要合理管理工程档案,如此才会让建设单位与监理单位等意识到工程档案的价值与效用,要求各单位务必要做好工程档案资料整理与归纳的工作;务必要确保施工中资料构成的真实性、系统性以及准确性;同时组织各单位档案管理者参与业务培训活动,加强档案管理者综合素养,提高档案管理工作效率,以期为房地产企业持续发展提供有利条件。

  2、加大对工程档案管理者培养力度。

  在工程施工以前,需对工程技术员与档案管理者进行业务培训,让他们对工程档案管理工作有一个全面认识,熟知各项档案管理规范要求,明晰自身职能与义务。工程档案有极强的专业性,若是不增强对档案管理者培训力度,会致使档案资料归档不完全,因为他们专业知识缺失,不知怎样准确归档;另外,对设有档案管理专业的学校需开设工程档案管理课,实现理论致力于实践。让每位学生都能学到有实效的东西,而并非只是单纯的理论知识,没有具体实践。

  房地产企业需定期组织业务培训活动,加强档案管理者专业水平与职业素养,同时告知各个单位的资料员工程档案的效用和价值,要求他们在实际施工中详细且准确的填写资料。档案管理者需对工程档案管理机制与程序进行大致了解,熟知工程档案资料特性,明晰档案编制实际需求。

  3、对建筑工程进行全程监控,施工单位是档案直接接触方,是否满足档案管理对应要求与标准,档案意识树立等皆会对档案质量带来影响。

  一些施工单位只注重施工场地安全,很少重视资料在施工中的系统性与准确性。所以,务必要求监理单位与施工单位确保在施工中文件构成要准确系统,数据要真实可靠,政府质量监测部门等在实际检测中需保持认真、仔细的工作态度,保证后期文件内容准确、真实。

  4、在信息技术快速发展的今天,传统的档案管理方式以不再满足当下时代发展所需,工程档案管理量既大又繁琐,包含图片、录音以及文件等多种形式档案,若是只利用传统的手工管理方法,已无法满足档案管理实际需求,而需要把档案管理数据技术化,实现工程档案网络化管理,如此不但能够降低工程资料遗失率,还能提高档案管理人员的工作效率,为房地产企业发展提供有利条件。

  四、结束语。

  综上所述,房地产企业工程档案管理工作十分重要,其不但能够保证房地产企业内部工作效率,还能加强房地产企业核心竞争力,是当前有关部门需高度重视的一项工作。基于此,相关人员需对工程档案进行有效管理,促使其存在的实际意义在房地产企业发展中全面发挥出,为房地产企业在繁杂的经济市场中站稳脚跟提供有利条件。

  参考文献

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